Garante della privacy: il numero di matricola non è garanzia di pseudonimizzazione

Il Garante della privacy ha comminato una sanzione di 3.000,00 euro ad un comune per aver pubblicato all’Albo Pretorio online una determinazione dirigenziale relativa al licenziamento di un dipendente, a seguito di un procedimento disciplinare, identificando lo stesso con il proprio numero di matricola.

Nelle proprie memorie difensive il comune si è giustificato, da un lato richiamando l’obbligo fissato dalla legge n. 241/1990, in base al quale, la pubblica amministrazione deve concludere il procedimento, avviato d’ufficio o su istanza di parte, con provvedimento espresso e, dall’altro, precisando che l’ente, nel predisporre la determinazione, ha verificato l’assenza di particolari categorie di dati all’interno del provvedimento e ha proceduto fin dalla progettazione del trattamento, in ossequio al principio di minimizzazione di cui all’articolo 5 del Regolamento UE/2016/679, alla pseudonimizzazione delle generalità del dipendente, identificando lo stesso attraverso il solo numero di matricola ed evitando di evidenziare altri elementi che potessero consentire di risalire alla persona sottoposta a procedimento disciplinare, ritenendo che il sistema di cifratura utilizzato potesse soddisfare i requisiti della pseudonimizzazione in quanto il codice alfanumerico utilizzato fu creato in modo casuale dall’ufficio personale legittimato a trattare i dati personali del dipendente.

L’Autorità ha ritenuto che sebbene, come sostenuto dal comune, la determinazione in questione non menzionasse espressamente il nome e il cognome del reclamante, quest’ultimo era in ogni caso identificabile attraverso il proprio numero di matricola dovendosi, pertanto, considerare le informazioni contenute nella determinazione, come “dati personali” ai sensi dell’art. 4, par. 1, n. 1, del Regolamento.

Per “dato personale” si intende, infatti, “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile”, dovendosi considerare “identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come (…) un numero di identificazione (…)” che, nel caso della determinazione oggetto di contestazione, fa riferimento al numero di matricola univocamente associato all’interessato. Il numero di matricola è, dunque, da considerarsi un numero di identificazione certamente idoneo a consentire di risalire all’identità dell’interessato, non solo da parte del personale autorizzato del comune, ma anche di eventuali terzi, con i quali l’interessato ha potuto, nel tempo, condividere tale numero (si pensi, ad esempio, a colleghi e familiari).

Inoltre, il comune non ha comprovato l’esistenza di una specifica norma di legge che obblighi l’ente a pubblicare la determinazione di presa d’atto del licenziamento disciplinare di un dipendente, richiamando negli scritti difensivi la disciplina nazionale relativa alle pubblicazioni sull’albo pretorio degli enti locali (art. 124, comma 1, del d.lgs. n. 267 del 18 agosto 2000). Al riguardo l’Autorità ha ricordato come, in più occasioni, la stessa abbia chiarito che anche la presenza di uno specifico regime di pubblicità, non può comportare alcun automatismo rispetto alla diffusione online dei dati e informazioni personali, né una deroga ai principi in materia di protezione dei dati personali.

Nella delibera oggetto di pubblicazione non avrebbe dovuto essere, quindi, riportato alcun dato personale del reclamante (nel caso di specie il numero di matricola), che avrebbe comunque potuto consentire l’identificazione dello stesso, ma l’ente avrebbe dovuto ricorrere alla tecnica degli “omissis” o ad altre misure di anonimizzazione dei dati.